E-Mail-Signatur-Generator
Eine E-Mail-Signatur gestalten und direkt in Gmail, Outlook oder Apple Mail einfügen. Vier Layouts, websichere Schriften, Kreis mit Initialen und Zeile für Pflichtangaben.
Angaben
Gestaltung
Vorschau
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So kommt die Signatur in Gmail oder Outlook: „Signatur kopieren“ drücken und in das Signaturfeld der E-Mail-Einstellungen einfügen. Die Signatur entsteht vollständig im Browser, keine Angaben werden an einen Server gesendet.
Weiteres Tool ausprobieren
Passend zu diesem Tool ausgewähltDer E-Mail-Signatur-Generator baut aus Name, Position, Unternehmen und Kontaktdaten eine formatierte Signatur, die sich in Gmail, Outlook, Apple Mail und andere Programme einfügen lässt. Zur Wahl stehen vier Layouts, drei Schriftarten, Akzent- und Textfarbe, eine Trennlinie und ein Kreis mit Initialen. Die Signatur verwendet Inline-Styles und websichere Schriften, damit sie in den meisten Programmen so aussieht wie in der Vorschau. Eine Zusatzzeile nimmt die Pflichtangaben auf, die Unternehmen in Deutschland und Österreich in geschäftlichen E-Mails machen müssen. Alles entsteht im Browser.
So funktioniert das Tool
- 01Angaben eintragenName, Position, Unternehmen, Telefon, E-Mail und Website ausfüllen, optional WhatsApp, LinkedIn und eine Zusatzzeile.
- 02Gestaltung wählenLayout, Schrift, Akzent- und Textfarbe festlegen, Trennlinie und Initialen-Kreis an- oder abschalten.
- 03Kopieren und einfügen„Signatur kopieren“ drücken und in das Signaturfeld der E-Mail-Einstellungen einfügen.
Wann ist das nützlich?
- Einheitliche Signaturen im TeamAlle verwenden dasselbe Layout und dieselben Farben, nur Name und Position ändern sich.
- Selbstständige und kleine FirmenEine professionelle Signatur ohne Designprogramm, auf Wunsch mit WhatsApp- und LinkedIn-Link.
- Pflichtangaben sauber unterbringenRechtsform, Sitz, Registergericht und Geschäftsführung kommen in die Zusatzzeile unter den Kontaktdaten.
Beispiele
- Klassische FirmensignaturErika Mustermann, Leitung Vertrieb, Musterfirma GmbH, mit Telefon, E-Mail und Website im Layout „Klar“.
- Zusatzzeile mit Pflichtangaben„Musterfirma GmbH · Sitz Berlin · Amtsgericht Charlottenburg HRB 123456 · Geschäftsführung: Erika Mustermann“ erscheint klein und kursiv unter der Signatur.
- WhatsApp-KontaktEine Nummer mit Ländervorwahl wie +49 151 23456789 wird zum anklickbaren Link https://wa.me/4915123456789.
Tipps für ein besseres Ergebnis
- Ländervorwahl angebenTelefon- und WhatsApp-Nummern mit +49, +43 oder +41 eintragen. Eine Nummer mit führender 0 ergibt sonst einen WhatsApp-Link, der ins Leere führt.
- Ohne Bilddateien sichererLogos werden in vielen Programmen blockiert oder als Anhang angezeigt. Der Initialen-Kreis besteht dagegen nur aus Text und Farbe.
- Kurz haltenName, Funktion, eine Telefonnummer und die Website genügen meist. Jede weitere Zeile verlängert jede einzelne E-Mail.
Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails
In Deutschland gelten E-Mails als Geschäftsbriefe. Im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen darin unter anderem die Firma mit Rechtsform, den Sitz, das Registergericht und die Registernummer nennen, eine GmbH zusätzlich alle Geschäftsführer, eine AG alle Vorstandsmitglieder und den Vorsitz des Aufsichtsrats (§ 37a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG). Fehlen die Angaben, kann das Registergericht ein Zwangsgeld festsetzen. Nicht eingetragene Selbstständige sind davon nicht erfasst. In Österreich verlangt § 14 UGB vergleichbare Angaben wie Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht.
Warum Inline-Styles und websichere Schriften
E-Mail-Programme ignorieren externe Stylesheets und laden selten eigene Schriften. Die Signatur legt deshalb jede Formatierung direkt am Element fest und nutzt Schriften, die auf praktisch jedem Rechner vorhanden sind. So sieht sie in Outlook, Gmail und auf dem Smartphone weitgehend gleich aus.
Einfügen in Gmail und Outlook
In Gmail unter Einstellungen, Alle Einstellungen anzeigen, Allgemein, Signatur eine neue Signatur anlegen und einfügen. In Outlook unter Einstellungen, Konten, Signaturen. Entscheidend ist, mit „Signatur kopieren“ die formatierte Fassung zu übernehmen. Die Textfassung eignet sich für Programme, die nur reinen Text erlauben.
Häufige Fragen
Wie kommt die Signatur in Outlook?
In Outlook unter Einstellungen, Konten, Signaturen eine neue Signatur anlegen und mit Strg+V einfügen. Die formatierte Fassung kommt über „Signatur kopieren“ in die Zwischenablage.
Welche Pflichtangaben gehören in die Signatur?
Bei im Handelsregister eingetragenen Unternehmen in Deutschland die Firma mit Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer, bei einer GmbH die Geschäftsführung, bei einer AG Vorstand und Aufsichtsratsvorsitz. Die Zusatzzeile ist für diese Angaben gedacht.
Warum gibt es kein Logo?
Bilder in Signaturen werden oft blockiert oder als Anhang angezeigt. Der Kreis mit Initialen kommt ohne Bilddatei aus und wird überall dargestellt.
Funktioniert die Signatur auf dem Smartphone?
Empfangene Signaturen werden auch auf dem Smartphone angezeigt. Zum Einrichten eignet sich der Computer besser, weil mobile Mail-Apps formatierte Signaturen oft nur eingeschränkt übernehmen.
Werden meine Angaben gespeichert?
Nein. Die Signatur entsteht im Browser, keine Angabe wird an einen Server gesendet.