Finanzen
Rechnung: Pflichtangaben und E-Rechnungspflicht ab 2025, 2027 und 2028
Die zehn Pflichtangaben nach § 14 UStG mit Beispiel, Kleinbetragsrechnung und Kleinunternehmer, und der Zeitplan der E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen bis 2028.
Von TooleemVeröffentlicht Fakten geprüft
Kurz gesagt
Eine Rechnung braucht nach § 14 Abs. 4 UStG zehn Pflichtangaben, darunter Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Zwischen Unternehmen in Deutschland wird die E-Rechnung Pflicht: Empfangen müssen alle seit 2025, für Leistungen ab 2027 dürfen nur noch Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz Papier oder PDF schicken, und für Leistungen ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen weiter als Papier oder PDF verschickt werden.
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Auf dieser Seite
Die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
| Nr. | Angabe | Beispiel |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger | Muster Design GmbH, Hauptstraße 1, 10115 Berlin / Beispiel AG, Ringweg 5, 80331 München |
| 2 | Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden | DE123456789 |
| 3 | Ausstellungsdatum | 12.01.2027 |
| 4 | Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer | 2027-0004 |
| 5 | Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung | 20 Stunden Webdesign für die Kampagnenseite |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Dezember 2026 |
| 7 | Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, vorab vereinbarte Minderungen | 1.600,00 € netto; 2 % Skonto bei Zahlung binnen 10 Tagen |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag, oder Hinweis auf Steuerbefreiung | 19 %: 304,00 €; Gesamt 1.904,00 € |
| 9 | Hinweis auf Aufbewahrungspflicht (nur bestimmte Leistungen an Privatpersonen rund um Grundstücke) | entfällt hier |
| 10 | Das Wort „Gutschrift“, wenn der Empfänger die Rechnung ausstellt | entfällt hier |
Weniger Angaben: Kleinbetragsrechnung und Kleinunternehmer
| Rechnungsart | Was nötig ist | Was entfallen darf | E-Rechnung nötig? |
|---|---|---|---|
| Kleinbetragsrechnung, Gesamtbetrag bis 250 € (§ 33 UStDV) | Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz | Empfänger, Steuernummer, Rechnungsnummer, getrennter Steuerbetrag | nein, Papier oder PDF bleibt erlaubt |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV) | Namen und Anschriften, Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-ID, Datum, Leistung, Betrag mit Hinweis auf § 19 | Rechnungsnummer, Steuersatz und Steuerbetrag | nein, Papier oder PDF bleibt erlaubt |
E-Rechnung: der Zeitplan
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das nach der europäischen Norm (EN 16931) maschinell lesbar ist, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ (§ 14 Abs. 1 UStG).
| Leistung ausgeführt | Wer noch Papier oder PDF schicken darf |
|---|---|
| 2025 und 2026 | Alle; ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Übermittlung bis 31.12.2026. Empfangen können muss jedes Unternehmen |
| 2027 | Nur wer im Vorjahr höchstens 800.000 € Gesamtumsatz hatte; daneben EDI-Verfahren mit Zustimmung |
| ab 1. Januar 2028 | Niemand mehr, außer bei Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmern |
Rechenbeispiel
Beispiel: Leistung im Dezember 2027
Ein Unternehmen mit 500.000 € Umsatz im Jahr 2026 erbringt die Leistung im Dezember 2027. Weil die Leistung noch 2027 ausgeführt wurde und der Vorjahresumsatz unter 800.000 € lag, darf die Rechnung noch als PDF kommen, wenn sie bis zum 31. Dezember 2027 übermittelt wird. Wird sie erst im Januar 2028 verschickt, greift die Übergangsregel nicht mehr, und es muss eine E-Rechnung sein; für Leistungen ab Januar 2028 ohnehin.
Fristen und typische Fehler
- Gegenüber Unternehmern muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2).
- Fehlende oder falsche Angaben lassen sich durch eine Berichtigung der Rechnung nachholen; die Berichtigung ist kein rückwirkendes Ereignis für Steuerzinsen (§ 14 Abs. 4).
- Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden; mehrere Nummernkreise sind erlaubt (§ 14 Abs. 4 Nr. 4).
- Bei mehreren Steuersätzen (7 % und 19 %) müssen Entgelt und Steuer je Satz getrennt ausgewiesen werden.
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Tools aus diesem Ratgeber
Quellen
Die Zahlen und Regeln in diesem Ratgeber stammen aus diesen Dokumenten.
- § 14 UStG: Ausstellung von RechnungenBundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.deDefinition der E-Rechnung, Pflicht im Inland zwischen Unternehmern, sechs Monate, Pflichtangaben nach Abs. 4.
- § 27 UStG: Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38)Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.dePapier und PDF für Leistungen bis Ende 2026, für 2027 bis 800.000 € Vorjahresumsatz oder per EDI.
- § 33 UStDV: Rechnungen über KleinbeträgeBundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.deBis 250 €; immer als sonstige Rechnung zulässig.
- § 34a UStDV: Rechnungen von KleinunternehmernBundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.deMindestangaben; immer als sonstige Rechnung zulässig.
- § 31 UStDV: Angaben in der RechnungBundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.deKalendermonat als Leistungszeitpunkt (Abs. 4) und Berichtigung (Abs. 5).
Fakten geprüft
Allgemeine Information, keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Regeln ändern sich; prüfen Sie die genannten Quellen für Ihren Fall.