Kleinunternehmer oder nicht? Drei Rechenbeispiele für 2026

Die Grenzen seit 2025

Das Jahressteuergesetz 2024 hat § 19 UStG zum 1. Januar 2025 neu gefasst. Für 2026 gelten dieselben Werte. Ihre Umsätze sind steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Gemeint sind die vereinnahmten Entgelte, also Einnahmen ohne Umsatzsteuer, nicht der Gewinn.

Was die Regelung kostet

Seit 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern steuerfrei. Daraus folgt zweierlei:

• Kein Vorsteuerabzug. Die Umsatzsteuer auf Ihre Einkäufe (Laptop, Material, Software, Miete mit Umsatzsteuer) ist für Sie ein echter Kostenbestandteil.
• Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung. Weisen Sie trotzdem Umsatzsteuer aus, schulden Sie den Betrag dem Finanzamt, auch bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.

Ob sich die Regelung rechnet, hängt deshalb an zwei Zahlen: wie viel Umsatzsteuer Ihre Kunden tragen müssten und wie viel Vorsteuer Sie verlieren. Die drei Beispiele zeigen die typischen Konstellationen.

Beispiel 1: Fahrradwerkstatt mit Privatkunden

Eine Fahrradwerkstatt im Nebenerwerb nimmt im Jahr 24.000 € ein, ausschließlich von Privatkunden. Für Ersatzteile zahlt sie 6.000 € netto zuzüglich 1.140 € Umsatzsteuer. Privatkunden vergleichen Endpreise; die Werkstatt kann ihre Preise nicht einfach um 19 % erhöhen.

Die Kleinunternehmerregelung bringt hier 2.691,93 € mehr im Jahr. Genau diese Zahllast würde bei Regelbesteuerung abfließen. Nur wer die 19 % voll auf seine Preise aufschlagen kann, ohne Kunden zu verlieren, wäre mit der Regelbesteuerung nicht schlechter gestellt, und das gelingt bei Privatkunden selten.

Beispiel 2: Webdesignerin mit Geschäftskunden

Eine freiberufliche Webdesignerin stellt im Jahr 24.000 € netto in Rechnung, ausschließlich an Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Für Rechner und Software zahlt sie 4.000 € netto zuzüglich 760 € Umsatzsteuer.

Für die Kunden ändert sich nichts: Sie ziehen die Umsatzsteuer als Vorsteuer ab. Die Regelbesteuerung bringt der Webdesignerin 760 € mehr, genau ihre Vorsteuer. Der Preis dafür sind Umsatzsteuer-Voranmeldungen und eine Jahreserklärung. Bei Geschäftskunden ist die Kleinunternehmerregelung also vor allem eine Vereinfachung, kein Steuervorteil.

Beispiel 3: Gründung mit hoher Anfangsinvestition

Ein Fotostudio für Privatkunden startet mit 20.000 € netto für Kamera, Licht und Einrichtung (3.800 € Umsatzsteuer) und hat laufende Kosten von 3.000 € netto im Jahr (570 € Umsatzsteuer). Im Gründungsjahr nimmt es 18.000 € ein, in den Folgejahren je 22.000 €. Die Vorsteuer aus der Investition lockt: Lohnt sich der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?

Die Erstattung im ersten Jahr ist verlockend, aber der Verzicht bindet für mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). In den Folgejahren zahlt das Studio auf jeden Umsatz Umsatzsteuer, die Privatkunden nicht zusätzlich tragen. Nach fünf Jahren liegt die Kleinunternehmerregelung um gut 10.000 € vorn. Die Rechnung kippt erst, wenn die Investitionen viel größer sind als die Umsätze oder die Kundschaft überwiegend aus Unternehmen besteht.

Die Entscheidung in zwei Zahlen

Bei gleichbleibenden Endpreisen lässt sich der jährliche Vorteil direkt abschätzen:

Verzicht: Fristen und Bindung

• Frist: Der Verzicht kann bis zum letzten Februartag des zweiten Folgejahres erklärt werden. Für 2026 ist das der 29. Februar 2028 (2028 ist ein Schaltjahr).
• Wirkung: ab Beginn des Jahres, für das er gelten soll. Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung mit Regelbesteuerung gilt bereits als Verzicht.
• Bindung: unwiderruflich für mindestens fünf Kalenderjahre. Danach kann er mit Wirkung ab Beginn eines folgenden Jahres widerrufen werden, wenn die Umsatzgrenzen dann eingehalten sind.

Was auf der Rechnung stehen muss

Für Kleinunternehmer gilt seit 2025 eine eigene, kürzere Liste (§ 34a UStDV). Mindestens nötig sind:

1. vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden
2. Ihre Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
3. das Ausstellungsdatum
4. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
5. das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, zum Beispiel: „Steuerfrei als Kleinunternehmer nach § 19 UStG“
6. bei Gutschriften die Angabe „Gutschrift“

Eine Pflicht zur E-Rechnung besteht für diese Rechnungen nicht: § 34a UStDV erlaubt ausdrücklich, sie immer als sonstige Rechnung zu übermitteln, also etwa als PDF. Eine passende Vorlage erstellen Sie mit dem Rechnungsgenerator.